Lösung der QSA GmbH

Q.file BAföG – die digitale BAföG-Akte

Mit unserer ELO Lösung für die BAföG-Akte optimieren Sie Ihren Prozess rund um die Ausbildungsförderung gemäß Bundesausbildungsförderungsgesetz.

Alles auf einem Blick

Die wichtigsten
Q.file BAföG Fakten

Wir begleiten Sie bei der Digitalisierung Ihrer Prozesse rund um das BAföG-Verfahren.

Aufgrund unserer mehr als 10-jährigen Prozesserfahrung ist es uns möglich, Ihnen eine Vielfalt an Funktionen zu bieten. Mit separaten Konfiguration in ELO der BAföG-Lösung können wir flexibel auf die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens eingehen.

Prozess­beschleunigung

Durch digitale Verarbeitung und Workflows vom Posteingang bis zur Archivierung der Akte

Revisionssichere Archivierung

Unmittelbare Ablage von Dokumenten im DMS nach Scanvorgang bzw. Maileingang

Erhöhte Infor­mations­­transparenz

Aufgrund effizienter Recherche­möglich­keiten

Datensicherheit

Datentrennung durch separate Archive und Applikationsserver

Details

Die Gründe für Q.file BAföG

Konfigurieren Sie das individuelle Format Ihrer Fördernummern, z.B. basierend auf der Amtsnummer, der betroffenen Hochschule, dem zuständigen Sachgebiet und einer automatisch generierten fortlaufenden Nummer.

Importieren Sie die Daten aus der foer-der.ini zur automatisierten Erstellung einer neuen E-Akte und der Initialisierung der Metadaten.

Sachbearbeiter*innen können Dokumente aus den Akten in einem zwei- bis dreistufigen Genehmigungsverfahren zur Prüfung vorlegen.

Behalten Sie den Überblick dank dynamischer Ordner, die Akten sachgebiets- und hochschulübergreifend nach bestimmten Merkmalen und Statusinformationen gesammelt anzeigen.

Die relevanten E-Mail-Postfächer werden automatisiert abgearbeitet, Bescheide aus E-Mail-Anhängen werden analysiert, anhand der Förderungsnummern auf den Dokumenten findet eine automatische Zuordnung zu den Sachbearbeiter*innen statt. Manuelle Eingriffe sind im Rahmen eines Workflows möglich.

Legen Sie Bewilligungszeiträume mit vordefinierten Ordnerstrukturen an, um Dokumente bequem ablegen zu können.

Fassen Sie per Knopfdruck automatisch alle Dokumente, die in einer Akte enthalten sind, zu einer einzelnen PDF zusammen.

Q.invoice

Q.bill

Q.req

ELO Contract

Q.budget

Q.file BAföG

ELO for DATEV

ELO Personnel File

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