Lösung der QSA GmbH
Q.invoice – eine innovative und zuverlässige Lösung für Ihr Rechnungseingangsmanagement
Die Integration Ihrer am REM beteiligten ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme steht im Fokus des Einsatzes von Q.invoice.
Alles auf einen Blick
Die wichtigsten
Q.invoice Fakten
Q.invoice Fakten
Aufgrund unserer mehr als 10-jährigen Prozesserfahrung ist es uns möglich, Ihnen eine Vielfalt an Funktionen zu bieten. Mit den frei kombinierbaren Modulen von Q.invoice können wir flexibel auf die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens eingehen.
Prozessbeschleunigung
Durch digitale Verarbeitung vom Posteingang bis zur Schließung der Akte
Revisionssichere Archivierung
Unmittelbare Ablage von Dokumenten im DMS nach Scanvorgang bzw. Maileingang
Erhöhte Informationstransparenz
Aufgrund effizienter Recherchemöglichkeiten
Datensicherheit
Datentrennung durch separate Archive und Applikationsserver
Details
Die Gründe für Q.invoice
Arbeiten Sie mit einer strukturierten, auf Ihre Anforderungen angepassten Benutzeroberfläche, die einfach zu bedienen ist und beschleunigen Sie somit Ihre Arbeitsprozesse
Rechnung und Kontierung werden nebeneinander angezeigt, um Rechnungsbeträge und andere Informationen komfortabel übernehmen zu können
Spalten in der Kontierung sind ein- und ausblendbar um eine maßgeschneiderte Übersichtlichkeit zu garantieren
Die Oberfläche ist vollständig in den Sprachen deutsch, englisch und niederländisch verfügbar
Sparen Sie Zeit durch die Massenbearbeitung von Workflow-Aufgaben. Gruppieren Sie Aufgaben beispielsweise nach dem Kreditornamen, um alle Rechnungen eines Lieferanten mit einem Klick freizugeben.
Filtern Sie lange Aufgabenlisten,
um priorisierte Rechnungen schneller zu ermitteln und bearbeiten zu können.
Richten Sie sich über die Einstellungen eine benutzerdefinierte Ansicht ein,
die z.B. skontierfähige Rechnungen farblich hervorhebt.
Sie können Vorgänge zurückstellen, delegieren, freigeben, zurückweisen u.v.m.
Gestalten Sie den Genehmigungsprozess vollständig nach Ihren Anforderungen
Definieren Sie Zeichnungsberechtigungs-Grenzen für bis zu vier Genehmigungsstufen auf Basis von Rechnungsbeträgen
Die Regeln für die Zeichnungsberechtigung können abhängig von der jeweils zuständigen Organisationseinheit / Abteilung und den Rechnungsdaten unterschiedlich definiert werden
Im Genehmigungsprozess können Vorgänge von den Anwendern freigegeben, zurückgewiesen oder an andere Organisationseinheiten weitergeleitet werden
Zugriffsrechte für die Rechnungen erhalten nur diejenigen Anwender und Gruppen (Organisationseinheiten), die im Workflow ausgewählt werden; somit wird ein unautorisierter Zugriff ausgeschlossen
Darüber hinaus werden alle Rechnungen mit einem Basis-Set von Berechtigungen versehen, die Gruppen wie die Finanzbuchhaltung oder die Geschäftsführung berücksichtigen
Behalten Sie die Übersicht über den Bearbeitungsprozess zur aktuellen Rechnung
Rufen Sie die Workflowhistorie auch zu bereits abgearbeiteten Rechnungen aus der Suche heraus auf
Mit der verschlankten Darstellung des ELO-Workflows sind Sie immer informiert, bei welchem Bearbeiter welche Rechnung liegt und in welchem Status
Zusätzliche Berichte über alle Rechnungen, die sich im Umlauf befinden, sind als separate Web-Anwendung verfügbar und bieten u.a. eine Filterung und Sortierung nach verschiedenen Kriterien
Überschauen Sie auf einen Blick, wie viele Anlagen zu einer Rechnung archiviert wurden
Ziehen Sie hochzuladende Dokumente einfach in den angegebenen Bereich
Wählen Sie pro Datei einen Anlagentyp aus einer frei erweiterbaren Auswahlliste aus
Laden Sie Anlagen zu einer Rechnung mit einem Klick herunter
Für wiederholte Rechnungen können Sie in den Aufgabenformularen Favoriten anlegen und verwalten
In den Favoriten können Sie alle Kontierungsobjekte wie Kostenträger, Sachkonten und Steuerschlüssel verwenden und speichern
Schränken Sie Ihre Buchungsfavoriten z.B. auf den aktuellen Mandanten/Buchungskreis ein, um bei der nächsten Verwendung eine gefilterte Liste zu erhalten
Speichern Sie optional nicht nur die Kontierungsobjekte, sondern auch die prozentuale Aufteilung auf die Positionsbeträge
Vermeiden Sie fehlerhafte Buchungen durch Einhaltung des 4-Augen-Prinzips
Nachdem ein Workflow weitergeleitet und zur Buchung übergeben wurde, wird in einem abschließenden Schritt serverseitig überprüft, ob mindestens zwei verschiedene Personen die Rechnung sachlich / fachlich freigegeben haben
Hat Q.invoice erkannt, dass das 4-Augen-Prinzip nicht eingehalten wurde, wird die Rechnung zunächst nicht zur Buchung freigegeben, sondern an eine Clearing-Stelle ausgesteuert
PDF-Anhänge werden von eingehenden Mails getrennt und an ELO DocXtractor übergeben
Die E-Mail als „Umschlag der Rechnung“ wird in einem separaten Archivbereich abgelegt und mit der Rechnung verknüpft
Durch die Anbindung Ihrer Bestelldaten kann automatisiert ein Bestellbezug ermittelt und später bei der Buchung verwendet werden.
Über die universelle Buchungs-Schnittstelle können flexibel Technologien wie REST APIs, SOAP Webservices, aber auch (text-)dateibasierte Verfahren angeschlossen werden.
Die Q.invoice Middleware ist zum derzeitigen Zeitpunkt für die folgenden Systeme verfügbar, die Anbindung weiterer Systeme ist jederzeit umsetzbar:
Diamant Rechnungswesen
SAP R/3: FB60 / MIRA, Anbindung Fassadentabellen
Microsoft Dynamics NAV
Erstellen Sie für Rechnungen ohne Bestellbezug ein Regelwerk auf Basis von Rechnungsdaten, um eine automatisierte Buchung nach der Sach- und Kostenprüfung durchzuführen
Legen Sie z.B. fest, dass wiederkehrende Rechnungen eines bestimmten Lieferanten, die einen definierbaren Gesamtbetrag nicht überschreiten, auf eine bestimmte Kombination aus Sachkonto und Kostenstelle (oder beliebige andere / weitere Kontierungsobjekte wie Kostenträger, Profit Center, …) gebucht werden sollen
Entlasten Sie die Finanzbuchhaltung, indem solche wiederkehrenden Rechnungen nach abgeschlossener Genehmigung automatisch gebucht und der Workflow beendet wird, ohne dass eine weitere buchhalterische Prüfung notwendig ist
